Aviso de privacidad para clientes y terceros
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Fecha efectiva: Novembre 2021
Latham & Watkins (“Latham” o “el despacho”) se compromete a recopilar, almacenar y hacer uso de la información personal de los clientes y contactos empresariales de manera responsable. Las disposiciones de las leyes de protección de datos europeas, del Reino Unido. e internacionales imponen al despacho estrictas condiciones. El despacho se ha comprometido, a través de nuestras Normas Corporativas Vinculantes a aplicar una normativa única para todo el despacho a la hora de recopilar, hacer uso y tratar la información personal. Existe más información acerca de las Normas Corporativas Vinculantes a continuación. Ver el apartado 5 Transmisiones Internacionales.
Este aviso de privacidad explica cómo podemos recopilar, hacer uso y revelar información sobre nuestros clientes, contactos empresariales y despacho y describe igualmente los derechos que puede ejercer usted sobre su información personal. Por tanto, le rogamos que lea este aviso detenidamente.
CONTENIDO
2. ¿A quién se aplica este aviso de privacidad?
3. ¿Qué información se incluye?
4. Información que recopilamos y para qué la utilizamos
5. Transmisiones internacionales
8. Actualización de la información
1. Quiénes somos
Latham & Watkins opera a nivel internacional como una sociedad de responsabilidad limitada constituida bajo las leyes del Estado de Delaware (EEUU) con sociedades afiliadas de responsabilidad limitada que ejercen la práctica de la abogacía en el Reino Unido, Francia, Hong Kong, Italia y Singapur y con filiales que operan en Japón. Latham & Watkins opera en Israel a través de una sociedad de responsabilidad limitada. Latham & Watkins opera en Corea del Sur como Consultora Jurídica Extranjera. En el Reino de Arabia Saudí, Latham & Watkins LLP trabaja en cooperación con el Despacho de Salman M. Al-Sudairi.
Los datos de contacto de nuestras oficinas en todo el mundo están disponibles en www.lw.com. Los controladores de datos correspondientes a su información personal serán la entidad o entidades de Latham con la que usted tenga relación y/o Latham & Watkins LLP.
2. ¿A quién se aplica este aviso de privacidad?
Clientes
Este aviso se aplica a los contactos de clientes particulares con los que mantenemos una relación comercial, incluyendo a los potenciales clientes. Se aplica a la información personal que se recopila como parte de nuestro proceso de captación y desvinculación de clientes así como a la información recopilada en el transcurso de la relación con el cliente.
Del mismo modo, se aplica a la información personal de los empleados de entidades de clientes cuyos datos podamos recibir como consecuencia de la provisión de los servicios jurídicos. En estas circunstancias, la persona de contacto principal del cliente será responsable de garantizar que todos los individuos afectados sean conscientes de que se nos proporcionarán todos sus datos personales y de los fines para los que haremos uso de ellos, por ejemplo, proporcionándoles una copia de este aviso.
Contactos empresariales
Además, este aviso abarca la información personal de los individuos que no son clientes o de antiguos clientes que siguen vinculados con el despacho ya que están registrados para recibir notificaciones como alertas por correo electrónico y publicaciones o aquellos que asisten a eventos celebrados por el despacho (bien de forma individual o con socios).
Otros contactos empresariales
Este aviso engloba igualmente la información personal de individuos con los que el despacho ha firmado un contrato comercial como por ejemplo vendedores, agentes y contrarios.
3. ¿Qué información se incluye?
En este aviso de privacidad, la “información personal” se refiere a cualquier información (tanto electrónica como escrita) relacionada con un individuo que pueda ser directa o indirectamente identificada, en especial, mediante referencia a un identificador como un nombre, número de identificación, datos de localización e identificador electrónico o uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de ese individuo.
Incluye también categorías especiales de información personal (“datos de categoría especial”) de los que se puede deducir o inferir el origen racial o étnico de un individuo, sus opiniones políticas, creencias religiosas o demás creencias de similar naturaleza, afiliación sindical, salud o estado físico o mental (incluyendo datos biométricos y genéticos), orientación/vida sexual o datos legales (incluyendo información sobre la comisión o supuesta comisión de delitos y cualquier sentencia o pena impuesta).
Latham únicamente recopilará datos de categoría especial si resulta necesario para uno de los fines descritos a continuación. Existe más información sobre cuándo y por qué tendremos que hacerlo en el apartado 4 Información recopilada y para qué la utilizamos.
4. Información que recopilamos y para qué la utilizamos
Latham podrá hacer uso de su información personal para una variedad de fines tal y como se recoge en los siguientes apartados. Latham se compromete a recopilar y hacer uso únicamente de la información personal que resulte necesaria para la provisión de los servicios jurídicos a nuestros clientes; para entablar y/o mantener sus relaciones comerciales con contactos empresariales y/o del despacho; y para informar a los individuos sobre los servicios y eventos que considere a su razonable entender que pueden ser de su interés y/o que hayan confirmado que desea recibir por parte del despacho.
En los últimos 12 meses, Latham ha recopilado las siguientes categorías de información personal:
- Identificadores (como nombres, información de contacto y números identificadores)
- Información biométrica (como fotografías)
- Información comercial
- Información profesional o relacionada con el empleo
- Información disponible públicamente en redes sociales y noticieros
- Características o clasificaciones protegidas (como nacionalidad, afiliación política, ciudadanía) y
- Grabaciones de audio y vídeo (como grabaciones CCTV, reuniones online o webinars)
El Anexo 1 ofrece más detalles sobre los fines, la información que podemos recopilar, el origen de la información y la autoridad legal a la que está sujeto el despacho.
En algunos casos, será obligatorio que proporcione información personal al despacho para que podamos proporcionarle servicios (o a su empleador), interactuar con ustedes o cumplir con las disposiciones legales del despacho.
Identidad, conflictos, prevención de blanqueo de capitales y otras verificaciones
El despacho recopila una serie de información sobre los clientes y sus contactos como parte de nuestro proceso de captación de clientes. Esto puede considerarse como una due diligence o un proceso de “Know Your Client”. Las verificaciones podrán incluir alguno o todos los siguientes procesos:
- Verificación de identidad: Comprobación del nombre y la dirección
- Beneficiario real de las entidades corporativas o demás entidades jurídicas
- Comprobación de conflictos: Para evitar conflictos de intereses con cualquier otro cliente.
- Controles para la prevención de blanqueo de capitales, ingresos por actividades delictivas o financiación del terrorismo.
- Controles de Personas Expuestas Políticamente: Aquellos con puestos de responsabilidad en el gobierno, organismos judiciales, tribunales, bancos centrales, embajadas, fuerzas armadas y empresas estatales, incluyendo sus familiares y socios.
- Control de Sanciones Gubernamentales
Estos controles se llevan a cabo por motivos jurídicos, regulatorios o corporativos y puede que sea necesario repetirlos en el transcurso de nuestra relación. Es importante que nos proporcione toda la información y documentos necesarios porque de lo contrario, nuestra capacidad para proporcionar nuestros servicios podría verse afectada.
Para obtener parte de esta información, podremos hacer uso de los recursos de terceros. Para más detalles consulte el Anexo 1.
Provisión de Servicios Jurídicos
El despacho puede recopilar o generar datos adicionales sobre su persona en el transcurso de nuestra relación profesional para la provisión de los servicios jurídicos. Por tanto, podremos recopilar información sobre los empleados de las organizaciones clientes por ejemplo a la hora de asesorar acerca de una compraventa de empresas, programa de reubicación o programa de adquisición de acciones.
Podremos hacer uso de su información personal:
- Para gestionar nuestra relación y mantener la relación contractual.
- Para fines contables e impositivos.
- Para fines de desarrollo de negocio y marketing.
- Para cumplir con las obligaciones regulatorias del despacho.
- Para constituir, ejercer o defender los derechos legales.
- Para la prevención y detección del crimen.
- Para fines históricos y estadísticos.
Otras Interacciones Empresariales
Como parte de su negocio o de otras relaciones comerciales con el despacho, podremos recopilar o generar datos sobre usted. Podremos hacer uso de esta información personal para gestionar nuestra relación y mantener relaciones contractuales, para fines contables e impositivos y para cumplir con nuestras obligaciones regulatorias.
Información recopilada en nuestras Oficinas
Si visita nuestras oficinas, los sistemas de video vigilancia y CCTV operados por el despacho o por la entidad que gestione nuestras oficinas podrán captar su imagen. Los sistemas de control de acceso al edificio podrán también captar la ubicación, hora y fecha de su entrada y salida de nuestras oficinas.
Comunicaciones
Cuando esté permitido por la ley aplicable, Latham podrá registrar y/o supervisar llamadas telefónicas realizadas y recibidas así como comunicaciones electrónicas enviadas o recibidas a través de las redes del despacho con el fin de proteger nuestro negocio y verificar el cumplimiento de nuestras políticas y correspondientes requisitos legales. Cualquiera de estas grabaciones y/o registros se podrán realizar para garantizar usos comerciales lícitos y de conformidad con la legislación y normativa aplicable. Podrá incluir los siguientes fines:
- Registro de datos (incluyendo convertir mensajes de voz en texto).
- Cumplir con las políticas y procedimientos del despacho.
- Cumplir con las leyes y normativas aplicables.
- Prevención y detección del crimen.
- Supervisar el uso efectivo y funcionamiento de los sistemas y redes del despacho.
Con el fin de lograr una comunicación eficiente, se podrá enviar correspondencia y documentos en correos encriptados. Debe ser consciente de que este método no se considera una garantía de la seguridad de la comunicación ni existen niveles de servicio para su entrega. Si prefiere que no se haga uso del servicio de correo encriptado, le rogamos que se lo comunique a su persona de contacto en el despacho.
Desarrollo de negocio y marketing
El despacho recopila información para fines de desarrollo de negocio y marketing y como parte de la gestión general de las relaciones con el cliente. Podremos hacer uso de cierta información personal para fines de entretenimiento de los clientes, incluyendo información sobre sus intereses y preferencias.
Podremos emplear los datos personales para enviarle información por correo electrónico o correo postal o haciendo uso de las redes sociales sobre nuestros servicios, novedades legislativas y sobre la práctica de la abogacía, folletos, notas de prensa, invitaciones a seminarios y charlas. Usted podrá seleccionar la especialidad y los temas en los que está interesado cuando se registre en nuestra Web y podrá actualizar sus preferencias o darse de baja en cualquier momento. Para más información sobre cómo ejercer sus derechos, consulte el apartado 10 Sus derechos a continuación.
Eventos
Si asiste a cualquier evento celebrado por el despacho o en colaboración con el despacho, le pediremos sus datos de contacto como parte del registro en el evento. Esta información podrá incluir requisitos alimenticios y datos sobre cuestiones de salud o minusvalías que puedan afectar a su asistencia o participación en el evento.
Cuando un evento se celebre en colaboración con una organización asociada o tenga lugar en un lugar externo, puede que tengamos que compartir sus datos personales con nuestro socio, organizador del evento o lugar en el que se celebre. Sólo se compartirá la información indispensable para los fines de la celebración del evento.
En caso de que se celebre en colaboración con una organización asociada, seremos responsables de informarle sobre cualquier marketing que ésta deseen realizar y obtendremos su consentimiento cuando corresponda.
Programa de recomendación de directivos
Si decide inscribirse en el Programa de recomendación de directivos, podremos pasar sus datos de contacto y otra información personal relevante a terceros para que éstos puedan considerarle para puestos en consejos de administración u otras oportunidades similares.
5. Transmisiones internacionales
Latham es un despacho internacional que opera globalmente. Al igual que en la mayoría de las empresas internacionales, Latham ha centralizado ciertos aspectos de la administración de clientes y gestión de registros en los Estados Unidos, Reino Unido, Bélgica, Singapur y Hong Kong. Además, cuando los proyectos de un cliente abarquen más de una jurisdicción, la información tendrá que estar disponible para aquellos miembros del despacho que estén trabajando en el tema. Como consecuencia, su información personal podrá transmitirse a otros países (lo que incluye transmisiones fuera del Espacio Económico Europeo y del Reino Unido) y estará disponible para todo el despacho a nivel global.
Latham tomará todas las precauciones legales y de seguridad necesarias para garantizar la seguridad e integridad de la información personal que se transmita a nivel interno. El despacho ha implementado unas Normas Corporativas Vinculantes (“NCV”) que permiten dentro del despacho, transmisiones internacionales de información personal con origen en el EEE y el Reino Unido de conformidad con las Leyes de Privacidad Europeas y del Reino Unido de aplicación. Las NCVs hacen necesario que todas las entidades y oficinas de Latham a nivel global apliquen los mismos niveles de protección de la información personal. Su información personal por tanto, podrá tener el mismo nivel de protección independientemente de su localización dentro del despacho.
Usted podrá consultar las Normas Corporativas Vinculantes del despacho aquí.
Su información personal estará también disponible para los proveedores de servicio de Latham tanto dentro de los Estados Unidos como en cualquier otra jurisdicción. Para más información, consulte el apartado 7 Proveedores de Servicio a continuación.
6. Divulgación
El despacho podrá divulgar su información personal (i) cuando resulte necesario para los fines descritos en el Anexo A incluyendo a nivel interno; (ii) si fuera necesario por la legislación aplicable; (iii) en relación con una restructuración o fusión de nuestro despacho con otros, (iv) si creemos que dicha divulgación es necesaria para ejecutar o aplicar los términos de contratación y demás acuerdos o por el contrario, para proteger y defender los derechos, la propiedad y la seguridad de Latham; (v) con el fin de cumplir con los procedimientos jurídicos, decisiones judiciales o demás obligaciones legales o de investigación gubernamental o regulatoria; o (vi) con su consentimiento.
Nos gustaría llamar su atención sobre el hecho de que en algunas jurisdicciones, Latham tiene la obligación legal de comunicar cualquier operación o actividad sospechosa a las correspondientes autoridades regulatorias de conformidad con la legislación para la prevención del blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, información privilegiada o legislación relacionada. El despacho tendrá también que comunicar cualquier sospecha de actividad delictiva a la policía o demás cuerpos encargados de la seguridad. Es posible que no podamos informarle de esta divulgación de antemano o en ningún momento.
Los terceros receptores de la información personal relacionados con clientes, contactos empresariales y contactos corporativos incluyen:
- Autoridades Aduaneras y Fiscales.
- Organismos reguladores y demás profesionales.
- Autoridades de mercados de valores y cotización.
- Registros públicos de Administradores y Accionistas de la empresa.
- Proveedores de servicios de verificación de identidad.
- Agencias de referencia de crédito.
- Los tribunales, policía y agencias para el cumplimiento de la ley.
- Departamentos y agencias gubernamentales.
- Auditores y asesores profesionales (incluyendo aseguradores de responsabilidad civil y asesores).
Latham realizará todos los esfuerzos razonables para divulgar la información personal indispensable en cada caso.
Hemos divulgado en los últimos 12 meses por motivos profesionales o de negocios las categorías de información personal que se encuentran en el Anexo 1.
7. Proveedores de Servicio
Los terceros proveedores de servicios a Latham se conocerán como “Vendedores”. Latham firmará contratos con los Vendedores que cumplan con los requisitos de las correspondientes leyes de privacidad. Los Vendedores tendrán que hacer uso de las medidas de seguridad apropiadas para proteger la información personal y no podrán hacer uso de la información personal de forma distinta a la indicada por el despacho.
Los Vendedores que procesen la información personal en nombre del despacho podrán encontrarse en los Estados Unidos, Europa, Reino Unido u otros países del mundo. Latham se asegurará de que los Vendedores cumplen con los requisitos legales aplicables para la transmisión de la información personal fuera de la jurisdicción en la que se recopiló originalmente. Si los son transferidos fuera del Espacio Económico Europeo o el Reino Unidoa otro país que no ha sido garantizado con estatus “adecuado” por la Comisión Europea,Latham solicitará a los Vendedores que apliquen las Cláusulas Contractuales Estándar para la transmisión de información personal a terceros países tal y como se sanciona de conformidad con las Leyes de Privacidad Europeas aplicables.
En caso de querer más información sobre los Vendedores con los que trabajamos, contacte por favor con el Departamento Global de Protección de Datos en GlobalDPO@lw.com.
8. Actualización de la información
Latham realizará todos los esfuerzos para que la información personal en propiedad del despacho sea exacta y completa. Para ayudarnos a tener su información lo más actualizada posible, es importante que nos informe de cualquier actualización de sus datos de contacto o demás información personal. Le rogamos que contacte con su Contacto en el Departamento de Relaciones con Clientes o con la persona con la que contacte habitualmente. Puede contactar también con el Departamento Globalde Protección de Datos de Latham en GlobalDPO@lw.com.
9. Conservación
El despacho conservará la información personal únicamente durante el periodo de tiempo que lo necesite para los fines descritos en el apartado 4 anterior: Información que recopilamos y cómo la usamos. Tenga en cuenta que los periodos de conservación pueden variar según la jurisdicción.
El periodo de conservación de los archivos de clientes se recoge en las Cartas de Encargo.
Es posible que tengamos que conservar su información por periodos de tiempo significativos para constituir, ejercer o defender nuestros derechos legales o para fines de archivo o históricos. Cuando sea posible, la información personal se hará anónima eliminando, sustituyendo o bloqueando los datos que puedan identificar a una persona.
10. Sus derechos
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información personal:
- Acceder a su información personal propiedad de Latham;
- Corregir su información personal por ejemplo, si fuera incompleta o incorrecta;
- Darse de baja de comunicaciones de marketing en cualquier momento;
- En ciertas circunstancias y conforme a la ley aplicable, el derecho a restringir u oponerse al procesamiento de su información personal o solicitar que se elimine su información personal;
- En ciertas circunstancias y sujeto a la ley aplicable, el derecho a recibir una copia de la información personal que haya facilitado al despacho en un formato estructurado, utilizado frecuentemente y codificado (conocido como “portabilidad de datos”);
- Cuando haya proporcionado información personal de manera voluntaria o haya consentido en cualquier forma su uso, el derecho a retirar dicho consentimiento;
- El derecho a presentar reclamaciones ante la Autoridad de Protección de Datos (más información a continuación).
Si tiene una cuenta online, puede acceder, actualizar y corregir su información personal, incluidas sus elecciones de marketing, utilizando las herramientas de gestión de la cuenta. También puede optar por no recibir comunicaciones de marketing e investigación de mercado en cualquier momento contactándonos en unsubscribe@lw.com.
Si tiene cualquier duda sobre este aviso o desea ejercer sus derechos, le rogamos que contacte con su Contacto en el Departamento de Relaciones con Clientes o con el Departamento Internacional para la Protección de Datos .Los residentes de California también pueden llamar a nuestro número gratuito (866) 596-3896. También puede nombrar a un agente para que presente una solicitud en su nombre.
Una vez que recibamos su solicitud, un miembro de la Oficina Global de Privacidad de Datos de la firma se pondrá en contacto con usted o su agente dentro del plazo especificado por la ley aplicable para confirmar la recepción de su solicitud y, si es necesario, para reunir más información sobre su solicitud. Dependiendo de la naturaleza de la solicitud, es posible que se solicite información adicional. Es posible que usted o su agente autorizado tengan que proporcionar lo siguiente:
- Prueba de identidad y dirección (por ejemplo, una copia de su licencia de conducir o pasaporte válido);
- Si actúa como agente autorizado, permiso notarial expreso de la persona en cuyo nombre actúa;
- Una descripción del derecho o derechos que desea ejercer y la información a la que se refiere su solicitud.
Tenga en cuenta que es posible que no estemos obligados a facilitar el acceso a la información personal o a eliminar cualquier dato en la medida en que no podamos verificar que la persona que hace la solicitud es la persona sobre la que hemos recopilado la información, o es una persona autorizada para actuar en nombre de esa persona. Cualquier información personal que recopilemos de usted para verificar su identidad en relación con su solicitud se utilizará únicamente con fines de verificación.
También tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos si cree que su información personal ha sido recopilada o utilizada en violación de la legislación de privacidad pertinente o de las normas corporativas vinculantes de Latham. Si usted se encuentra en la Unión Europea, ésta será la Autoridad de Protección de Datos del país en el que se encuentre. Alternativamente, puede ponerse en contacto con el Comisionado de Hesse para la Protección de Datos y la Libertad de Información (Hessischer Beauftragter fuer den Datenschutz und die Informationsfreiheit), Apartado de correos 3163, 65021 Wiesbaden, Alemania. Puede encontrar más información y datos de contacto en https://datenschutz.hessen.de/. Para obtener más información sobre cómo presentar una denuncia, ya sea ante Latham o ante una Autoridad de Protección de Datos, puede consultar el Procedimiento de Denuncia de la Privacidad de datos de Latham.
Si desea recibir esta política en un formato alternativo, póngase en contacto con la Oficina Global de Privacidad de Datos de Latham en GlobalDPO@lw.com.