Recruitment Datenschutzinformation

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Stand: Oktober 2020

Die Latham & Watkins LLP („Latham & Watkins“ oder „wir“) respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich, perso-nenbezogene Daten über Sie verantwortungsbewusst zu erfassen, zu pflegen und zu nutzen. Diese Datenschutzrichtli-nie gilt für personenbezogene Daten, die Sie uns direkt oder über eines unserer Recruiting-Portale zur Verfügung stellen, sowie für andere Informationen, die wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung von Ihnen oder von Dritten (z. B. von Referenzpersonen) erhalten. Die Richtlinie erklärt, wie das Unternehmen personenbezogene Daten von Stellenbewerbern verwenden kann, welche Rechte Sie haben und an wen Sie sich für weitere Informationen wenden können. Bitte lesen Sie sie sorgfältig durch.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Die Latham & Watkins LLP ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich. Sie erreichen uns unter den folgenden Kontaktdaten:
Latham & Watkins LLP
Reuterweg 20
60323 Frankfurt a.M. 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Adresse oder unter: datenschutz@lw.com.

2. Auf wen findet diese Datenschutzerklärung Anwendung?

Diese Datenschutzinformation gilt für Personen, die Bewerbungen für eine Rolle in einem Latham &Watkins Büro einreichen oder anderweitig Informationen in Bezug auf eine Rolle zur Verfügung stellen. Dies umfasst offene Stellen für Mitarbeiter, Praktikanten, Absolventen, erfahrene Rechtsanwälte und Partner, und alle anderen Funktionen.
Die Richtlinie gilt für Personen, die einen Lebenslauf oder andere Informationen an die Kanzlei übermitteln (entweder direkt oder über eine Personalvermittlungsagentur) oder die sich über eines unserer Online-Portale bewerben.

3. Welche personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien werden wir verarbeiten?

Wir erheben und verarbeiten die folgenden Informationen über Sie:

  • Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung angeben. Sie können uns personenbezogene Daten über sich zur Verfügung stellen, indem Sie unsere Website oder Einstellungsportale nutzen, um sich auf eine Stelle zu bewerben, oder indem Sie mit uns oder unseren Vertretern per E-Mail, Telefon oder auf andere Weise korres-pondieren. Dazu gehören Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wenn Sie sich auf der Website oder dem Portal registrieren und diese nutzen, oder wenn Sie uns oder einem in unserem Auftrag arbeitenden Vertre-ter Ihren Lebenslauf schicken, wie z. B.: Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Ihre Berufserfahrung, Ihre Bildungsab-schlüsse, Informationen über Ihre Berufserfahrung, Ihre Fähigkeit, in dem Land zu arbeiten, in dem die Stelle, für die Sie sich bewerben, angesiedelt ist, Ihr Geschlecht, Ihr Geburtsdatum, Ihre Referenzpersonen und alle ande-ren Informationen, die Sie hochladen oder einreichen (wie z. B. Informationen in einem Lebenslauf).
  • Sensible Informationen, die Sie bereitstellen können. Wenn es die anwendbaren Gesetze zulassen, haben Sie die Möglichkeit, bestimmte sensible personenbezogene Daten, wie z. B. ob Sie eine Behinderung haben, für die Zwecke der Überwachung der Chancengleichheit anzugeben. Wenn Sie sich entscheiden, diese Informationen nicht anzugeben, wird Ihre Bewerbung dadurch nicht beeinträchtigt. Sie können uns auch mitteilen, ob Sie eine Behinderung haben, damit wir entsprechende Vorkehrungen treffen können, damit Sie unsere Büros besuchen und/oder an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen können.
  • Informationen, die während Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen (sowohl online als auch persönlich) gesammelt werden. Wenn Sie an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen, machen wir uns Notizen über das Gespräch, das Sie mit unseren Recruitern geführt haben. Wir können auch andere Personen, die Sie treffen, bit-ten, ein Feedback über Sie zu geben. Wenn Sie an einem Assessment-Center teilnehmen, ein Online-Assessment-Tool verwenden oder ein Video-Interview einreichen, werden wir die von Ihnen gegebenen Antwor-ten sammeln und analysieren.
  • Informationen, die wir über Ihre Nutzung unseres Rekrutierungsportals und der Website sammeln. Wir erfas-sen automatisch bestimmte Daten von Ihnen, wenn Sie www.lwcareers.com nutzen, einschließlich der IP-Adresse oder anderer eindeutiger Gerätekennungen, Informationen, die von Cookies über Ihre Nutzung des Por-tals oder der Website gesammelt werden, Mobilfunkanbieter (falls zutreffend), Zeitzoneneinstellung, Betriebssys-tem und Plattform, Browsersoftware und Informationen über Ihre Nutzung des Portals oder der Website, ein-schließlich Datum und Uhrzeit des Besuchs ("Nutzungsdaten").
  • Informationen von Drittparteien. Wir erhalten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung Informationen von Drit-ten, z. B. von Referenzpersonen und Personalverantwortlichen.
  • Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden zusätzliche personenbezogene Daten im Rahmen von Hinter-grundprüfungen vor der Einstellung und als Teil des Onboarding-Prozesses, wenn Sie der Firma beitreten, ge-sammelt:
    • Informationen von Drittanbietern, die Hintergrundprüfungsdienste für uns betreiben. Dies kann Strafre-gisterüberprüfungen, die Überprüfung von Qualifikationen und Beschäftigungsverhältnissen, finanziel-le und andere Überprüfungen beinhalten, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.
    • Bankkontodaten, Steuer- und Sozialversicherungsnummer, nationale oder andere Identitätsnummern, Reisepass oder andere Nachweise für das Recht auf Arbeit, Staatsangehörigkeit und Geburtsort (soweit gesetzlich vorgeschrieben/erlaubt), Kontaktperson für Notfälle und nächste Angehörige, Familiendaten wie Familienstand und Unterhaltsberechtigte sowie (soweit gesetzlich zulässig) zusätzliche Informatio-nen zu Gesundheit und Chancengleichheit.
  • Informationen über Ihren Besuch in unseren Räumlichkeiten. Wenn Sie an einem Vorstellungsgespräch in unseren Geschäftsräumen teilnehmen, erheben wir Daten in Bezug auf Ihre Nutzung der Zugangskontrollsysteme des Gebäudes, einschließlich der Zeit und des Ortes des Betretens und des Verlassens, jeglichen Zugangs zu gesperrten Bereichen und der Aufzeichnungen der Sicherheitskameras.

In den vergangenen 12 Monaten hat Latham & Watkins folgende Kategorien personenbezogener Daten erhoben:

  • Identifizierungsmerkmale, wie z.B. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Privatanschrift, Geburtsdatum und Geschlecht;
  • berufliche oder beschäftigungsbezogene Informationen, die insbesondere in Bewerbungsunterlagen enthalten sind, wie z. B. Angaben zu berufliche Erfahrung und Kompetenzen und – falls einschlägig – Informationen über frühere Tätigkeiten für Latham & Watkins;
  • bildungsbezogene Informationen, die insbesondere in Bewerbungsunterlagen enthalten sind, wie z. B. Anga-ben zu Schul- und Studienabschlüssen;
  • besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Beifügung eines Fotos, das Rückschlüsse auf Ihre ethnische Her-kunft und gegebenenfalls Ihre Sehkraft und/oder Religion erlaubt). Wir werden die entsprechenden personenbe-zogenen Daten aber nur nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere Art. 9 DSGVO, verarbeiten;
  • Audio- und Videoinformationen; und
  • Informationen über Internet- oder andere elektronische Netzwerkaktivitäten, die im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website www.lwcareers.com stehen.
4. Für welche Zwecke werden wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten?

Die Tabelle in Anhang 1 zeigt, wie Latham & Watkins Ihre personenbezogenen Daten verwendet und auf welche Rechtsgrundlage wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen. Wir verwenden Ihre perso-nenbezogenen Daten, um:

  • Sie für Beschäftigungspositionen zu identifizieren und zu bewerten;
  • Ihre Qualifikationen für eine Anstellung zu bestimmen und zu überprüfen;
  • Hintergrundüberprüfungen durchzuführen, einschließlich, soweit nach geltendem Recht zulässig, der Überprü-fung von Referenzen, Qualifikationen, Arbeitsberechtigung und Strafregisterauszügen;
  • wenn Sie ein erfolgreicher Kandidat sind, einen Beschäftigungsnachweis erstellen;
  • in dem nach geltendem Recht zulässigen oder geforderten Umfang die Überwachung von Chancengleichheit und Vielfalt durchzuführen;
  • mit Ihnen zu kommunizieren;
  • Ihnen Benachrichtigungen über neue Positionen zu senden, die Ihrem Profil entsprechen;
  • Ihnen Benutzer-Support für unsere Website oder unser Rekrutierungsportal zur Verfügung zu stellen; und
  • die Sicherheit unserer Räumlichkeiten zu gewährleisten, wenn Sie an einem Vorstellungsgespräch in unseren Büros teilnehmen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur für begrenzte Zwecke und in einer angemessenen Weise, die fair und rechtmäßig ist, verarbeitet. Latham & Watkins wird nur personenbezogene Daten erheben, die für den jeweiligen Zweck angemessen, relevant und verhältnismäßig sind.

5. An welche Empfänger werden wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln?

Latham & Watkins teilt Ihre personenbezogenen Daten mit ausgewählten Empfängern. Zu diesen Kategorien von Empfängern können gehören:

  • Personalvermittlungsagenturen und Personaldienstleistungsunternehmen, sofern dies für die Rolle oder Positi-on, auf die Sie sich bewerben, relevant ist;
  • unsere vertrauenswürdigen Drittanbieter von Rekrutierungsportalen, die je nach Gerichtsbarkeit, in der Sie sich bewerben, variieren, die wir jedoch nutzen, um Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Online-Bewerbungen zu sammeln und zu verarbeiten, und die Ihre Daten möglicherweise in den Vereinigten Staaten speichern (wenn Sie weitere Informationen zu diesen Anbietern benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter der unten angegebenen E-Mail-Adresse);
  • Berufsverbände und Bildungseinrichtungen;
  • Anbieter von Hintergrundprüfungen (einschließlich Screening, Hintergrund- und Strafregisterprüfungen), wie Sterling Infosystems Inc., die Ihre personenbezogenen Daten je nach Standort entweder in der Europäischen Union oder in den Vereinigten Staaten speichern, um die von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung gemachten Angaben zu verifizieren; und
  • Referenzpersonen, deren Daten Sie uns zur Verfügung stellen, damit diese eine Referenz ausstellen können.

Latham & Watkins kann verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an Aufsichtsbehörden, Gerichte, die Polizei oder Steuerbehörden oder im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten weiterzugeben. Es kann sein, dass es nicht möglich ist, Sie im Voraus über die Einzelheiten einer solchen Offenlegung zu informieren. Latham & Watkins wird alle ange-messenen Anstrengungen unternehmen, um in solchen Fällen so wenig personenbezogene Daten wie möglich offenzulegen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch im Zusammenhang mit einer Umstrukturierung oder einem Zusammenschluss unserer Kanzlei mit einer anderen Kanzlei offenlegen.

Wir haben in den letzten 12 Monaten die in Anhang 1 aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten für einen geschäftlichen Zweck offengelegt.

6. Werden meine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR übermittelt?

Latham & Watkins ist ein internationales Unternehmen, das auf globaler Ebene arbeitet. Wie viele internationale Un-ternehmen unterhält Latham & Watkins globale Systeme zum Zweck der Personalbeschaffung und hat Aspekte seiner Datenverarbeitung und Personalverwaltung zentralisiert, um eine bessere Unternehmensführung zu ermöglichen. Diese Zentralisierung kann dazu führen, dass personenbezogene Daten von einem Land in ein anderes übertragen werden.

Details zu Ihrer Bewerbung können lokal in der Niederlassung, bei der Sie sich beworben haben, oder in unseren globalen Rekrutierungssystemen gespeichert werden. Einige unserer globalen Rekrutierungssysteme werden in unserem Auftrag von vertrauenswürdigen Drittanbietern verwaltet und werden in einigen Fällen in den USA gehostet und sind weltweit für Mitarbeiter zugänglich, die an unserem Rekrutierungsprozess beteiligt sind.

Infolgedessen können Ihre personenbezogenen Daten an Standorte außerhalb des Landes, in dem Sie sich befin-den, übertragen werden, einschließlich Standorten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder Großbritan-niens, wo die Datenschutzgesetze möglicherweise nicht das gleiche Maß an Datenschutz bieten. Latham & Watkins hat Binding Corporate Rules implementiert, die eine globale Übermittlung personenbezogener Daten aus dem EWR und Großbritanniens innerhalb der Kanzlei ermöglichen, und die Kanzlei hat Verträge mit ihren vertrauenswürdigen Drittanbietern abgeschlossen, um die personenbezogenen Daten zu schützen, die sie für die Kanzlei verarbeiten. Diese Verträge enthalten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission für die Übertragung perso-nenbezogener Daten von einem Datenverantwortlichen an einen Auftragsverarbeiter in einem Drittland.

Wenn Sie weitere Informationen über einen dieser Anbieter benötigen, wenden Sie sich bitte an die Global Data Pri-vacy Office.

7. Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Informationen

Latham & Watkins verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, zu schützen. Wir unterhalten angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um personenbezogene Daten vor versehentlichem oder unrechtmäßigem Zugriff, Verwendung, Offenlegung, Änderung, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Wir ergreifen auch Maßnahmen, um die kontinuierliche Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Widerstandsfähigkeit ihrer Netzwerke und Systeme zu gewährleisten.

Leider ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht völlig sicher. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer über die Einstellungsportale übertrage-nen Daten nicht garantieren und jede Übertragung erfolgt auf Ihr eigenes Risiko. Sobald wir Ihre personenbezoge-nen Daten erhalten haben, werden wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Diebstahl und unbefugter Nutzung, Zugriff oder Änderung zu schützen.

8. Für welchen Zeitraum werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nach Maßgabe der einschlägigen gesetzlichen und internen Löschvor-gaben, insbesondere nach Art. 17 DSGVO, löschen. Danach werden wir Ihre personenbezogenen grundsätzlich dann löschen, wenn die in Abschnitt 4 beschriebenen Zwecke erfüllt sind.

Zudem können gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen von Latham & Watkins oder Dritten im Einzelfall eine längere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen. Zu den gesetzlichen Aufbewah-rungspflichten zählen beispielsweise handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch bzw. § 147 Abgabenordnung.

9. Zugriff auf und Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie ein Konto auf www.lwcareers.com erstellt haben, können Sie auf die personenbezogenen Daten, die Sie dort hochgeladen haben, zugreifen und eine Kopie davon erstellen. Sie werden auch in der Lage sein, Ihre perso-nenbezogenen Daten zu bearbeiten oder zu aktualisieren, indem Sie das Passwort verwenden, das Sie bei der Einrei-chung Ihrer Bewerbung auf www.lwcareers.com erstellt haben.

Für alle anderen Anfragen zum Zugriff oder zur Korrektur Ihrer personenbezogenen Daten (einschließlich der Ver-vollständigung unvollständiger Daten) wenden Sie sich bitte an die Global Data Privacy Office von Latham & Wat-kins. Bitte beachten Sie, dass wir Sie auffordern werden, Ihre Identität zu verifizieren, bevor wir auf Ihre Anfrage rea-gieren.

10. Ihre weiteren Rechte

Sie können weitere Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Einige davon gelten nur unter be-stimmten Umständen, die im Folgenden näher erläutert werden. Bitte senden Sie Ihre Anfrage per E-Mail an die Glo-bal Data Privacy Office von Latham & Watkins . Bitte beachten Sie, dass wir Sie auffordern werden, Ihre Identität zu verifizieren, bevor wir auf Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte reagieren.

  • Das Recht zu erfahren, ob Latham & Watkins personenbezogene Daten über Sie speichert und, falls ja, wie wir diese verwenden.
  • Unter bestimmten Umständen und vorbehaltlich des geltenden Rechts haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Beachten Sie, dass wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren können, wenn es gültige rechtliche Gründe dafür gibt.
  • Das Recht, zu verlangen, dass wir Ihnen keine Benachrichtigungen über neue Positionen mehr schicken, die Ihrem Profil entsprechen.
  • Unter bestimmten Umständen und vorbehaltlich des geltenden Rechts das Recht, die Verarbeitung Ihrer perso-nenbezogenen Daten einzuschränken oder ihr zu widersprechen.
  • Unter bestimmten Umständen und vorbehaltlich des anwendbaren Rechts das Recht, eine Kopie der personen-bezogenen Daten, die Sie der Firma zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder zu verlangen, dass wir diese Daten an eine andere Partei über-tragen (bekannt als "Datenportabilität").
  • Wenn Sie uns personenbezogene Daten freiwillig zur Verfügung gestellt haben oder anderweitig in deren Ver-wendung eingewilligt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen.

Sie haben auch das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren. Weitere Informationen zur Einreichung einer Beschwerde, entweder bei Latham & Watkins oder bei einer Datenschutzbehörde, finden Sie im Latham & Wat-kins Datenschutzbeschwerdeverfahren, das unter www.lw.com/privacy verfügbar ist.

Global Data Privacy Office:

Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzinformation oder der Verwendung Ihrer personenbe-zogenen Daten durch Latham & Watkins haben, wenden Sie sich bitte an das Global Data Privacy Office unter Glo-baldpo@lw.com.

Anhang 1